Für IT-Leiter:innen, CTOs und IT-Verantwortliche in Schweizer KMU. Ein strukturierter 2-Tage-Audit, Branchen-Benchmarks und die drei grössten Hebel — ohne Tool-Verlust.
Kennen Sie das? Irgendwann in den letzten Jahren hat die Marketing-Abteilung Mailchimp eingeführt. Die Geschäftsleitung nutzt Zoom, das Entwicklerteam schwört auf Slack, und die Projektleiterin hat Asana abonniert — auf ihrer persönlichen Kreditkarte, weil es «nur CHF 12 pro Monat» kostet. Der Vertrieb arbeitet mit HubSpot, obwohl Salesforce eigentlich schon im Einsatz ist. Und irgendwo läuft noch ein Dropbox-Abo aus dem Jahr 2019.
Willkommen im SaaS-Dschungel. In Schweizer KMU mit 30 bis 100 Mitarbeitenden ist er die Norm — nicht die Ausnahme.
Das Problem: Niemand hat das absichtlich so gebaut. Es ist einfach gewachsen. Und genau deshalb ist es so schwer zu bekämpfen.
Wer zum ersten Mal alle SaaS-Ausgaben seines Unternehmens zusammenstellt, erlebt fast immer eine Überraschung. Nicht eine angenehme.
Die Zahlen für ein typisches Schweizer KMU mit 50 Mitarbeitenden sprechen für sich: Zwischen CHF 40'000 und CHF 70'000 fliessen pro Jahr in Software-Abonnemente — viele davon für Tools, die sich funktional überlappen, kaum genutzt werden oder schlicht vergessen wurden. Erfahrungswert aus der Praxis: 30 bis 40 Prozent dieser Ausgaben lassen sich konsolidieren, ohne dass auch nur eine Person in ihrer Arbeit eingeschränkt wird.
Hinzu kommt der versteckte Kostenfaktor: Jedes zusätzliche Tool bedeutet Schulungsaufwand, Datenschutzrisiken, Integrationsarbeit und kognitive Last für die Mitarbeitenden. Wer in fünf verschiedene Apps wechseln muss, um einen Kundenprozess zu erledigen, verliert nicht nur Zeit — er macht auch mehr Fehler.
Wenn die offizielle IT-Lösung zu langsam, zu komplex oder einfach nicht vorhanden ist, kaufen Mitarbeitende und Abteilungsleiter selbst ein. Kreditkarte, kurze Registrierung, sofort einsatzbereit. Die IT erfährt es — wenn überhaupt — Monate später.
Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen, werden seine Tools selten gleichzeitig gekündigt. Der Account läuft weiter, der Jahresbeitrag wird automatisch verlängert. In manchen KMU zahlen bis zu 15 Prozent der Lizenzen für Personen, die längst nicht mehr im Unternehmen arbeiten.
SaaS-Anbieter leben von diesem Mechanismus. Wer nicht aktiv kündigt, verlängert. Und in einem KMU ohne dediziertes IT-Budget-Controlling kündigt selten jemand aktiv.
Wächst ein Unternehmen schnell, kaufen neue Teams ihre bewährten Tools mit — ohne zu prüfen, ob das Bestehende nicht bereits ausreicht. Ergebnis: Drei Projektmanagement-Tools, zwei Videokonferenz-Lösungen, vier verschiedene File-Sharing-Dienste.
Das Gute: Ein SaaS-Audit ist keine monatelange IT-Grossübung. Mit dem richtigen Vorgehen brauchen Sie in einem KMU mit 50 Mitarbeitenden zwei Tage — und haben danach ein vollständiges Bild.
Exportieren Sie alle Kreditkarten- und Bankauszüge der letzten 12 Monate und filtern Sie nach wiederkehrenden Zahlungen. Ergänzen Sie die Liste mit dem Buchhaltungs-Export aus Ihrer Finanzsoftware (Abacus, Bexio, Sage etc.). Suchen Sie explizit nach monatlichen Abbuchungen zwischen CHF 10 und CHF 2'000 — das ist der typische SaaS-Bereich.
Schicken Sie eine einfache Umfrage (ein Google Form oder MS Form reicht): «Welche Software-Tools nutzt du oder dein Team? Welche zahlt ihr selbst?» Die Antworten ergänzen die Zahlungsdaten um die Shadow-IT-Dimension.
Falls Sie Azure AD, Google Workspace oder Okta im Einsatz haben: Dort sehen Sie, welche Drittanwendungen überhaupt mit Ihrem Verzeichnis verknüpft sind. Diese Liste ist oft aufschlussreicher als die Kreditkartenauszüge.
Eine vollständige Liste aller Tools — mit Kosten, Ansprechperson und ungefährer Nutzerzahl.
Für jedes Tool auf der Liste: Wie viele Personen haben sich in den letzten 30 Tagen eingeloggt? Die meisten Plattformen zeigen diese Zahl im Admin-Bereich. Ein Tool, das von weniger als 20 Prozent der Lizenzierten aktiv genutzt wird, ist ein Kandidat für Kündigung oder Downgrade.
Sortieren Sie die Tools nach Funktion: Kommunikation, Projektmanagement, Dateiablage, Videokonferenz, CRM, Marketing, HR, Finanzen. Wo tauchen mehr als zwei Tools in derselben Kategorie auf? Das sind Ihre Konsolidierungs-Kandidaten.
Jedes Tool bekommt eines von vier Labels:
In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Kategorien als besonders ergiebig:
Das ist regelmässig der grösste Brocken. Wer Microsoft 365 bereits bezahlt, hat Teams, SharePoint, OneDrive, Planner und Forms inklusive. Trotzdem laufen daneben oft noch Slack, Dropbox, Zoom und Doodle als separate Abonnemente. Allein die Konsolidierung auf M365 spart bei 50 Mitarbeitenden schnell CHF 5'000 bis 7'000 pro Jahr.
Trello, Asana, Monday, Jira — viele KMU nutzen zwei oder drei dieser Tools gleichzeitig, weil verschiedene Teams unterschiedliche Präferenzen haben. Eine klare Entscheidung für ein Tool (oder für Microsoft Planner im M365-Paket) reduziert Kosten und schafft endlich Transparenz über alle Projekte hinweg.
Viele KMU zahlen für Enterprise- oder Business-Pläne, obwohl die genutzten Funktionen vollständig im günstigeren Standard-Plan enthalten wären. Ein Downgrade ohne Funktionsverlust ist eine der einfachsten Massnahmen — und wird erstaunlich selten durchgeführt.
Führen Sie die Liste Ihrer aktiven Lizenzen gegen Ihre aktuelle Mitarbeitendenliste. Bei einem KMU ohne strukturierten Offboarding-Prozess sind erfahrungsgemäss 10 bis 15 Prozent der Lizenzen verwaist.
Gewohnheit ist kein Geschäftsgrund. Wenn zwei Tools dasselbe tun, ist die Migration zumutbar — besonders wenn sie mit einem vernünftigen Change-Management begleitet wird. Erfahrungsgemäss dauert die Umgewöhnung bei einfachen Collaboration-Tools zwei bis vier Wochen.
CHF 12 pro Monat mal 20 ähnliche «Kleinigkeiten» sind CHF 2'880 pro Jahr. Und das ist vor dem Multiplikator durch die Mitarbeiterzahl. Kleinstbeträge summieren sich — das ist das Geschäftsmodell von SaaS-Anbietern.
«Vielleicht» ist keine Rechtfertigung für laufende Kosten. Was nicht aktiv genutzt wird, wird gekündigt. Falls der Bedarf wieder entsteht, ist ein neues Abonnement innerhalb von Minuten abgeschlossen.
Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG) und den Anforderungen der DSGVO für Unternehmen mit EU-Kundschaft ist das SaaS-Audit auch eine Datenschutz-Übung. Jeder Dienst, der Personendaten verarbeitet, benötigt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Bei amerikanischen Anbietern braucht es zusätzlich geeignete Garantien für die Drittland-Übermittlung (Standardvertragsklauseln).
Viele KMU haben diese Verträge nicht für alle genutzten Tools — oft schlicht, weil niemand einen vollständigen Überblick hatte. Der SaaS-Audit schafft genau diesen Überblick und ist damit auch aus Compliance-Sicht Gold wert.
Ein einmaliger Audit ist gut. Ein dauerhafter Prozess ist besser. Die drei Massnahmen, die verhindern, dass der Wildwuchs in zwei Jahren wieder auf demselben Niveau ist:
Eine einfache Tabelle (Excel, Notion, was auch immer) mit Tool, Kosten, Verantwortlicher, Verlängerungsdatum und Nutzerzahl. Quartalsweise aktualisieren. Zehn Minuten Aufwand pro Monat.
Jedes Mal, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt: Alle Lizenzen sofort deaktivieren. Das klingt trivial — und wird trotzdem in den meisten KMU nicht systematisch gemacht.
Keine neue Software ohne kurze Prüfung: Ist die Funktion bereits in einem bestehenden Tool vorhanden? Gibt es einen AVV? Wer ist intern verantwortlich? Ein einfaches Formular mit drei Fragen reicht — es muss kein bürokratisches Monstrum sein.
Ein SaaS-Audit ist keine sexy IT-Massnahme. Er bringt keine neue Funktionalität, er löst kein strategisches Problem, und er macht in keiner Präsentation vor der Geschäftsleitung Eindruck. Aber er ist eine der wenigen IT-Massnahmen, die mit minimalem Aufwand direkt auf der Kostenlinie wirken — und das Jahr für Jahr.
Für ein KMU mit 50 Mitarbeitenden sind CHF 15'000 bis 20'000 Einsparung pro Jahr kein theoretischer Wert. Er ist erreichbar, in sechs bis acht Wochen realisierbar, und er entsteht nicht durch Verzicht — sondern durch Klarheit.
Der erste Schritt dauert eine Stunde: Exportieren Sie heute die letzten 12 Monate Ihrer Kreditkartenabrechnungen und markieren Sie alle wiederkehrenden Software-Zahlungen. Was Sie sehen werden, wird Sie motivieren, den Rest auch anzugehen.
Berechnet in unter 2 Minuten euer persönliches Einsparpotenzial.